東京都内で美容室やカフェの運営、さらにヘアケア用品の企画・販売を手がけるある企業では、業務の一部に長年使用してきたMicrosoft Access製の販売管理システムを利用していました。このシステムは、かつて社内の従業員が独自に構築したもので、日々の出荷管理や在庫の把握、請求業務などに活用されていました。

しかし、そのシステムの開発者が退職したことで大きな問題が発生。
「システムの細部がわからない」、「マスターデータの出力ができない」、「出荷指示書の編集に支障がある」といった不具合が日常業務に支障をきたし始めました。また、スタンドアロン型で構築されていたため、複数スタッフでの同時利用ができず、データの共有にも時間がかかっていました。
さらには、ECサイトなどとの連携に必要なデータ加工にも毎回手作業が発生し、業務の属人化・非効率化が深刻な課題となっていました。

このような状況を打開するため、当社が提案したのはFileMakerによる業務管理システムの再構築です。

新システムでは、Accessに依存していた販売管理のプロセスをFileMaker上で再構築。業務に必要なマスターデータの整備と移行を丁寧に行い、今後も使いやすい柔軟な設計を実現しました。

具体的には、以下の点に重点を置いて開発しました。

• • マスターデータの一括インポート・エクスポート機能
• • 出荷指示書の簡易作成・編集機能
• • ECサイトや外部システムとの連携を見据えたデータ形式での出力
• • 複数人での同時利用が可能なネットワーク対応型構成
• • 専用マニュアルの作成と社員向け操作研修
• • 継続的な保守・サポート契約による運用支援

使い手の立場に立ち、現場の業務フローを丁寧にヒアリングしながら設計を進めたことで、導入初日からスムーズな移行が実現しました。

新システムの導入によって、これまで抱えていた多くの課題が解決しました。

• ・出荷指示書の作成が自動化され、業務負担が大幅に軽減
• ・マスターデータを自由に出力・加工できるようになり、EC連携の作業時間を半分以下に短縮
• ・複数拠点から同時にアクセス可能になり、情報の共有がリアルタイムで可能に
• ・請求業務のスピードが向上し、月末処理が円滑に進行

さらに、社内の業務全体の見直しを行う良い機会となり、これをきっかけに「美容室やカフェの業務管理も統合システム化したい」との新たなご依頼もいただきました。

業務効率の向上により、経営層からも高い評価を得られる結果となり、システム導入の意義を改めて実感するプロジェクトとなりました。

今回のシステム刷新を機に、企業内では「デジタル化による業務最適化」の動きが本格化。今後は、美容室・カフェ部門の業務も統合管理できるよう、さらなるFileMakerによるシステム開発を計画中です。

売上・予約・在庫・顧客管理などの情報を一元管理することで、経営の可視化をさらに進め、現場スタッフの負担を軽減するとともに、戦略的な業務改善にもつなげていく予定です。

現場に寄り添ったシステム提案と、柔軟な対応が評価され、実際の業務改善に直結する結果となりました。社内から感謝の声をいただけたことは、私たちにとっても大きなやりがいとなりました。

今後も業種や企業規模を問わず、「現場主導で使いやすい業務システム」の提供を通じて、お客様の成長を支援してまいります。

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